Não é de hoje que o whatsapp é usado pelas empresas como forma de otimizar a comunicação interna entre colaboradores, para a captação e conversão de leads, ou mesmo para a troca de informações com fornecedores.
De acordo com um artigo publicado pela Take.Net, o Brasil é o segundo maior país com mais usuários ativos no whatsapp, ficando atrás apenas da Índia.
Por ser uma ferramenta extremamente prática e carregar certo tom de informalidade, o whatsapp, quando não manuseado da forma correta por parte de uma empresa, pode prejudicar seu funcionamento e os seus resultados.
Isso porque o whatsapp pode ser um meio onde as empresas esbarrem das determinações da LGPD, a qual prevê sanções para empresas que não cumpram com a privacidade das pessoas. Além disso, a empresa que usa o whatsapp da forma incorreta está mais suscetível a fraudes, vazamentos de dados de clientes e colaboradores, o que tira a credibilidade da empresa.
Isso não quer dizer que uma empresa precisa parar de usar o whatsapp como meio de comunicação, mesmo porque, como já dito, essa é uma ferramenta facilitadora e está muito presente no Brasil, mas apenas deve haver algumas adequações que, com toda certeza, precisam ser feitas nos processos internos da empresa, para que seu funcionamento não seja prejudicado e não caia na mira da LGPD.
Por isso, continue lendo esse artigo se você deseja saber os principais cuidados que a sua empresa deve ter com o uso do whatsapp, sob a ótica da adequação à LGPD.
Leia também: Vazamento de dados traz insegurança para o seu negócio?
Principais cuidados que a empresa deve ter no uso do whatsapp
Em primeiro lugar, a lei veio para reforçar e impor medidas efetivas para os cuidados que devemos tomar ao passar informações importantes de clientes, funcionários ou fornecedores em um canal considerado informal e suscetível a ataques cibernéticos dos mais diversos.
Portanto, é recomendável a comunicação pelo whatsapp siga os pontos abaixo:
- Tenha um whatsapp business e, de preferência, limite o acesso deste a um número restrito de colaboradores;
- Evite passar e receber fotos e arquivos de documentos pelo whatsapp, prefira sempre o e-mail;
- Evite ao máximo captar e repassar dados pessoais como número de CPF, RG, número de placa de carro, dados bancários, endereços residenciais pelo whatsapp, prefira colher tais informações por ligação;
- Sempre confirme a identidade do cliente/fornecedor/ colaborador antes de prolongar uma conversa com informações mais importantes.
- Duvide de pessoas que “mudaram de número e vieram informar já no número novo”, pois o próprio whatsapp já informa a mudança no chat com o número anterior.
Aplicadas essas estratégias, sua empresa pode utilizar-se do whatsapp para alinhamentos internos e com fornecedores, bem como para resolver questões menos importantes/urgentes (dado que as mais importantes devem ser feitas por meio de reuniões, ligações e o repasse de dados importantes, por e-mail) do cliente.
Leia também: O que fazer em caso de vazamento de dados?
Incentive a verificação de duas etapas
Existem ferramentas que proporcionam uma segurança a mais ao whatsapp, a verificação de duas etapas é um exemplo disso.
Caso alguém tente usar o seu whatsapp em outro aparelho, será necessário informar previamente o código de registro contido em um aplicativo de segurança instalado no seu celular.
Exemplo de aplicativos que fornecem o código de registro para conferir essa proteção ao whatsapp: Google autenticador, Microsoft autenticador, Cisco Duo Mobile, entre outros.
Outras medidas de segurança importantes:
- Incentive o uso do PIN do whatsapp (senha de entrada que o próprio whatsapp fornece como medida de segurança);
- Evite entrar em links e mensagens estranhas de grupos ou remetentes desconhecidos;
- Proíba o envio de links com vídeos ou conteúdos que não agreguem restritamente ao escopo da empresa;
Leia também: LGPD, como implementar no seu negócio?
Implante uma política de governança
Informação boa é informação compartilhada! Quando o assunto é privacidade de dados, essa frase se encaixa perfeitamente.
Isso significa que as boas práticas com o whatsapp, bem como os cuidados em seu uso, visando uma boa adequação da empresa como um todo à LGPD devem ser passadas de forma estratégica para todos da empresa: dos colaboradores aos clientes.
Isso evitará, por exemplo, que um colaborador solicite documentos de clientes via whatsapp e, da mesma forma, evitará até que o seu cliente tenha esse costume de repassar.
Se você pretende que sua empresa atue de forma mais segura e não sabe por onde começar, solicite um diagnóstico comigo e, como advogada especialista em LGPD, darei a você a solução que sua empresa precisa tanto para usar o whatsapp com segurança, como para uma adequação completa e da forma correta perante a legislação de dados brasileira.
