Elaborar uma Política de Privacidade e os Termos de Uso dos produtos, serviços ou plataformas de uma empresa não costuma estar no topo da lista de prioridades dos gestores e empreendedores, mas deveria. Isso porque esses documentos são muito importantes para a relação de uma companhia com os seus clientes e, claro, com a lei.
Dedicar muito tempo ao desenvolvimento da Política de Privacidade e dos Termos de Uso de uma empresa pode parecer desnecessário já que “ninguém lê mesmo” (especialistas estimam que só 5% das pessoas lêem os termos que assinam). No entanto, isso não quer dizer que uma organização deve ignorar esses documentos. Pelo contrário: dedicar tempo para elaborar as regras de uso das suas plataformas, produtos ou serviços pode evitar problemas (e gastos!) no futuro.
Quer entender qual o papel da Política de Privacidade e dos Termos de Uso, além de entender por que tê-los online? Então siga a leitura abaixo que eu explicarei tudo isso em detalhes!
O que é a Política de Privacidade de uma empresa?
Antes de explicar alguns detalhes sobre esses documentos, eu quero esclarecer que a Política de Privacidade e os Termos de Uso são dois documentos diferentes, com funções distintas e conteúdos com valor diferente para os usuários ou clientes da sua empresa. Muitas organizações misturam os conteúdos em uma coisa só, mas essa não é uma boa prática.
A Política de Privacidade de uma empresa é um documento que explica como aquela organização gerencia os dados pessoais que são coletados de seus usuários, clientes, colaboradores e qualquer outra pessoa que interagir com o sistema da companhia. Isso inclui quaisquer informações preenchidas e oferecidas voluntariamente pela pessoa ou coletada de forma automática com o uso de cookies, ou outras tecnologias do tipo.
Ter esse documento em seu site, aplicativo ou software é uma exigência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Uma das bases legais da LGPD é o consentimento que o titular dos dados deve dar para eles serem coletados e usados pela empresa. Esse consentimento, por sua vez, deve ser informado (entre outras coisas), o que significa que a pessoa deve saber como os dados serão coletados, usados, tratados e armazenados antes de consentir.
Essa é a principal função da Política de Privacidade: informar ao usuário tudo que ele precisa saber sobre como a empresa coletará, usará, manipulará e armazenará os seus dados, incluindo quem terá acesso a eles, quais as práticas de segurança, o que acontecerá em caso de vazamento, a duração do tratamento das informações e a identificação do DPO (Data Protection Officer) que será o encarregado pelos dados na empresa.
Um detalhe importante que muitas empresas ignoram quando fazem a adaptação à LGPD é que essas informações devem ser de fácil acesso e entendimento ao usuário. Ou seja, elas não devem estar enterradas no site ou escritas em “juridiquês”, mas sim facilmente disponíveis e entendidas. Você pode ver as minhas políticas de privacidade aqui para ter um bom padrão na hora de fazer as suas!
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O que são os Termos de Uso?
Agora que já expliquei o que é a Política de Privacidade, é hora de falar um pouco sobre os Termos de Uso. Esse documento já é usado em um outro momento da relação da sua empresa com o público e guia todo o processo de interação entre as partes. É ele que determina quais são as condições para que a interação ocorra adequadamente e quais são as obrigações e responsabilidades tanto da empresa, quanto do usuário.
Inclusive, os Termos de Uso costumam ser muito usados quando o usuário se transforma em consumidor (ou seja, quando ele compra um produto ou contrata um serviço da empresa) — no entanto, ele não é exclusivo para isso, ok?
Enquanto a Política de Privacidade é majoritariamente guiada pela LGPD, os Termos de Uso são menos influenciados por essa lei. Normalmente, quando usados para estabelecer as condições para uma contratação ou compra, o documento é feito com base no que é determinado pelo Código de Defesa do Consumidor. Já quando seu objeto é um site, a principal legislação a ter em mente é o Marco Civil da Internet. O Código Civil também é muito consultado em ambos os casos.
Você pode acessar os Termos de Uso deste site ao clicar aqui e entender melhor como eles funcionam!
Por que se dedicar a elaborá-los com atenção?
Entender o que é Política de Privacidade e Termos de Uso é uma coisa. Mas por que tê-los em seu site ou plataforma? Veja alguns motivos abaixo!
Por exigência legal
A primeira razão para se dedicar a elaborar a Política de Privacidade e os Termos de Uso da sua empresa é porque a lei pede que isso seja feito — tanto a LGPD, quanto o Marco Civil da Internet.
Portanto, não cumprir com essas exigências pode trazer algumas consequências sérias para o seu negócio. Por exemplo, já é possível receber multas por não estar adaptado à LGPD (e o valor a pagar pode chegar a 2% do seu faturamento, com limite de R$ 50 milhões).
Para proteger sua empresa
A Política de Privacidade e os Termos de Uso são documentos jurídicos importantes para proteger a sua empresa em caso de ações judiciais movidas por usuários e/ou clientes.
São muitos os casos em que as pessoas entram com processos por conta de mal-entendidos ou outras motivações. Ter essas regras estabelecidas e acessíveis para os usuários (especialmente as Políticas de Privacidade, que exigem o Opt-in) é uma camada extra de proteção para a empresa.
Para se comunicar melhor com o público
Por fim, ter esses documentos disponíveis para os usuários é uma maneira de se comunicar melhor com o seu público, alertá-lo sobre as condições de uso do seu site ou plataforma, além de informar como seu negócio coletará dados e vai usá-los.
Essa postura permite ao usuário ter um entendimento melhor sobre como interagir com a sua plataforma, quais são os direitos dele e o que pode ser feito em cada caso. Isso é muito importante para firmar uma relação boa com o seu público.
Depois de tudo isso, ficou evidente a importância de elaborar os Termos de Uso e a Política de Privacidade da sua empresa com bastante atenção. Além de serem uma exigência legal, esses documentos podem proteger a organização em muitos casos — mas apenas se bem feitos.
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