A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impacta diretamente em setores de grande relevância para o andamento de uma empresa, tais como: setor de marketing, setor financeiro, setor administrativo e, no caso deste artigo, o setor de RH.
Fato é que o setor de Recursos Humanos precisa lidar com diversos tipos de dados no exercício de suas funções diárias, tanto na fase de seleção e recrutamento de novas pessoas para compor o squad da empresa, como na fase de contratação, integração, treinamento, avaliação de desempenho e eventuais demissões a serem realizadas.
Dessa forma, sendo o RH o departamento responsável por manusear dados tanto de novos como de antigos colaboradores, seu papel a ser desempenhado também deve estar em compliance com a LGPD, haja vista que esse setor tem sido um grande facilitador para o alcance de metas de uma empresa.
Diante disso, te convido a ler este artigo para que você conheça e entenda os principais impactos da LGPD no setor de RH da sua empresa.
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Agora que você entendeu que o processo de adequação da LGPD deve acontecer de forma multidisciplinar, ou seja, todos os setores da empresa têm um importante papel a ser desenvolvido com o manuseio de dados dentro de suas funções do dia a dia, vamos entender como o processo de adequação ocorre no setor de RH:
Mudanças nos recrutamentos
A LGPD exige uma justificativa para os dados coletados e isso significa que quanto mais se exigir currículos detalhados e recheados de dados, maior deverá ser a proteção dos documentos obtidos.
Além disso, outra exigência da LGPD é que, a partir de agora, os candidatos sejam informados sobre a finalidade da coleta de seus dados durante o processo seletivo, o tempo de duração de armazenamento e, caso os mesmos sejam armazenados para futuros processos, seja solicitado o consentimento do titular do dado pessoal.
Da mesma forma, embora a empresa tenha legitimidade para coletar dados dos colaboradores internos para questões de execução de contrato e exercício regular de direitos em processo judicial, os colaboradores também devem ser informados acerca da coleta e do armazenamento dos seus dados pessoais por parte da empresa, além de fornecer o consentimento em casos não autorizados pela lei.
Outro ponto muito importante a ser ressaltado é que deve-se evitar ao máximo a coleta de dados sensíveis dos candidatos, tais como: posicionamento político, filiação a sindicatos, opção sexual, etnia, crenças religiosas, etc, sendo autorizados somente para finalidade legítima de programas de inclusão.
Muito cuidado também no momento do descarte dos currículos, principalmente aqueles que forem físicos, isso porque qualquer suspeita de que o dado do candidato tenha sido vazado de dentro da empresa, abre margem para que esta seja responsabilizada pela LGPD e tenha que suportar as sanções e penalidades previstas para más condutas perante os dados pessoais confiados a ela.
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Mudança no controle de ponto eletrônico
É muito comum que as empresas utilizem dados biométricos ou reconhecimento facial para efetuar o controle de ponto do colaborador, certo?
Ambas as possibilidades são consideradas como dados sensíveis perante a LGPD, o que significa que devem ter um tratamento especial quanto aos demais dados coletados pela empresa.
Isso não significa que sua empresa deva parar de usar esses mecanismos, mesmo porque são formas muito boas para evitar fraudes, apenas alguns cuidados a mais devem ser tomados:
- No caso do reconhecimento facial, é necessário buscar a autorização do colaborador, titular do dado que está sendo coletado, para a efetivação da coleta de forma mais segura.
- No caso da biometria, é importante garantir que seu uso se dará somente no âmbito da batida dos pontos.
Mudanças nos processos de desligamento
Por fim, cabe pontuar a forma estratégica de adequação no âmbito do desligamento de colaboradores:
Desde já adianto que os dados a serem mantidos e os dados a serem excluídos devem ser cuidadosamente observados, tendo sempre em vista a justificativa pela qual o colaborador foi desligado.
Nesse sentido, segundo o art. 15, III, da LGPD, o usuário pode solicitar a exclusão de suas informações do banco de dados da empresa.
Em contraponto, é importante lembrar que a empresa pode manter os dados pessoais importantes para o cumprimento de obrigações legais, como é o caso de ter consigo provas para caso o ex colaborador proponha uma ação judicial em face da empresa.
Diante de tudo o que foi exposto, você com certeza percebeu que a adequação do setor de RH de uma empresa é tarefa importante a ser feita para um bom funcionamento da empresa, tendo em vista que esse departamento lida diretamente com dados pessoais importantes aos olhos da LGPD.
Se você pretende ter um departamento de RH, bem como todos os demais setores da sua empresa, devidamente adequados à LGPD, solicite um diagnóstico comigo e, como advogada especialista em LGPD, darei a você a solução que sua empresa precisa para crescer da forma correta perante a legislação de dados brasileira.
