Boas práticas da LGPD para aplicar no email-marketing

Você já deve saber que a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei em vigor no Brasil e que prevê multas severas pelo descumprimento, visa ter o controle de como os dados das pessoas são tratados e utilizados pelas empresas no ambiente digital, né

Logo, o marketing da sua empresa pode ser afetado, pois para fazer as estratégias de marketing é necessário coletar informações e dados das pessoas, principalmente aqui no meio digital.

Segundo o site da HubSpot State of Marketing, o e-mail marketing é o terceiro canal de marketing mais usado pelas empresas. Isso significa que você deve analisar e tomar mais cuidado com a forma como você utiliza o e-mail marketing na sua empresa.

As sanções variam entre bloqueios, suspensões, processos judiciais por vazamento de informações, etc. Entretanto, existem também as multas, as quais podem chegar a 2% do faturamento da empresa, por infração cometida.

Se você utiliza o e-mail marketing como ferramenta de prospecção na sua empresa, não se desespere. Continue lendo esse artigo para que eu possa te ensinar boas práticas da LGPD para aplicar no e-mail marketing da sua empresa e, portanto, evitar as temidas sanções da LGPD.

Boas práticas da LGPD – transparência

Ao colher algum dado, você deverá deixar ser direto e claro acerca do que fará com aquele dado, sempre informando o titular(dono do dado), acerca de tudo o que acontecerá após ele inserir dados pessoais ali.

Sempre deve haver a opção de ACEITAR ou NÃO ACEITAR o possível opt-in do titular do dado no banco de dados da empresa;
Deixe separado e claro a coleta do consentimento para fins de e-mail marketing;
Ofereça um checkbox com as opções de conteúdo de e-mail marketing que sua empresa pretende fazer, para facilitar a compreensão do titular.

Para que você informe o cliente de forma correta acerca da inserção dos dados dele em algum canal interno da sua empresa, é necessário entender e identificar a base legal que a sua empresa possuirá para reter os dados do usuário.

A LGPD tem 10 bases legais, as quais servem justamente para guiar a empresa nos argumentos e justificativas que legitimam que ela armazene dados pessoais.

Boas práticas da LGPD – consentimento

Ao falar em consentimento, é possível lembrar que ele é extremamente relevante para o prosseguimento da LGPD no processo de adequação da estratégia de email-marketing da empresa.

Um dos princípios da LGPD é a autodeterminação do titular do dado (o dono do dado). Ou seja, essa lei entende que se o titular deu o consentimento para que a empresa trate dos dados dele, é pelo motivo de estar claro para ele tudo o que a empresa fará com as informações que foram coletadas.

Sendo assim:

Nunca compre lista de e-mails – é ilegal e viola um dos princípios mais relevantes da LGPD: o consentimento;
Faça um mapeamento de todos os leads da sua lista de e-mail marketing – para verificar se todos possuem uma base legal que legitime o tratamento do dado por parte da empresa;
Use consentimento retroativo para solicitar o consentimento daqueles que a empresa ainda não possui uma base legal que autorize seu tratamento.

Boas práticas da LGPD – armazenamento

Essa etapa também deve ser extremamente honesta com o titular do dado. Ao armazenar os dados de alguém, você deverá ter um canal que facilite que o titular do dado fornecido solicite a remoção, solicite explicações acerca do tratamento, devendo a resposta por parte da empresa se dar em até 15 dias, contados da data da solicitação.

Tenha um encarregado de dados, que tenha conhecimento do funcionamento interno da empresa, para que se crie um canal de comunicação que facilite o acesso do titular à informações acerca do e-mail marketing;
Fortaleça uma política de segurança da informação na sua empresa – para evitar o vazamento de dados;
Estabeleça, de acordo com os parâmetros da LGPD, um prazo para retenção dos e-mails marketings coletados.
Tenha uma opção facilitada de opt-out ao final do e-mail marketing, para facilitar a saída do titular da base de dados de e-mail marketing da empresa.

Entretanto, ainda que o consentimento seja a regra, existe uma forma de e-mail marketing aceita pela LGPD que não exige o consentimento direto do titular, mas devido à sua especificidade, exige a atenção de um advogado.

A estratégia legal de e-mail marketing descrita acima é a utilização do legítimo interesse para o tratamento dos dados do titular em casos de Direct Marketing. Para utilizar a estratégia de legítimo interesse, é necessário, em resumo:

Avaliar a legitimidade da finalidade dada ao tratamento do dado pessoal, bem como se ele envolve uma situação pontual concreta.
Utilizar o mínimo de dados possível, apenas para o tratamento daquela situação em específico.
Balancear o legítimo interesse da empresa e a legítima expectativa do titular do dado (ele teria interesse em receber o e-mail?)
O e-mail marketing enviado tem a opção de o titular recusar o envio de e-mails futuros, caso ele não queira mais receber e-mails do tipo?

Diante de todas as informações passadas, é importante que você tenha entendido: como é importante ter um legítimo interesse por trás do armazenamento de e-mails para marketing; como a base legal é importante para justificar o tratamento e armazenamento de tais e-mails, com base na finalidade; a importância de ser direto e claro com o titular do dado, para que seja colhido o consentimento de forma mais honesta possível com o indivíduo que está fornecendo o dado. Por fim, vimos a importância de manter os dados o mais seguros possível de ataques.

Para facilitar, a LGPD é como uma blitz. Contudo, ao invés de mostrar a carteira de habilitação ao “policial” (ANPD), a empresa deve mostrar conformidade com as boas práticas estabelecidas. Não cumprindo com os requisitos estabelecidos, haverá a aplicação de sanções, principalmente multas ou até a suspensão e o bloqueio do uso de dados, o que pode parar as operações da sua empresa.

Caso ao longo desse artigo você tenha sentido a necessidade de adequar o e-mail marketing da sua empresa à LGPD, entre em contato comigo e solicite um diagnóstico. Eu vou analisar as estratégias de marketing da sua organização e lhe ajudar nos próximos passos para ter uma relação mais saudável com a lei e poder prospectar clientes com mais segurança.